E-Mail Anbindung – Senden Sie Rechnungen, Mahnungen, Mailings oder Weihnachtsgrüße direkt aus büro+ und ERP-complete

25
Jul

Anleitungen

E-Mail Anbindung – Senden Sie Rechnungen, Mahnungen, Mailings oder Weihnachtsgrüße direkt aus büro+ und ERP-complete

Ob Angebote oder Rechnungen per E-Mail versendet werden sollen oder der alljährliche Weihnachtsgruß – in allen Fällen benötigen Sie eine E-Mail Anbindung, die es Ihnen ermöglicht, via SMTP oder Simple MAPI E-Mails aus büro+ / ERP-complete zu versenden.

So geht´s!

1. Einrichtung der E-Mail-Anbindung

Unter Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – EINSTELLUNGEN – ANBINDUNGEN erreichen Sie das Fenster „Anbindungen bearbeiten …“.

M EMail Anbindung Uebersicht BP MB

Über die Schaltfläche: NEU steht Ihnen die Auswahl: „E-Mail Anbindung“ zur Verfügung.

M Email Anbindung NeuAuswahl BP

Über die Schaltfläche: KOPIEREN können Sie eine „Vorgabe-E-Mail-Anbindung“ kopieren.

M EMail Anbindung kopieren BP MB

In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit, die Kommunikation mit einem E-Mail Programm zu definieren. Dabei wird immer auf den unter Windows als Standard definierten E-Mail-Client zurückgegriffen und die E-Mail an diesen übergeben. Eine direkte Übertragung über einen SMTP-Server ist ebenfalls möglich.

2. Eigenschaften der E-Mail-Anbindung

Über die Schaltfläche: NEU und Auswahl „E-Mail-Anbindung“ öffnet sich direkt das Fenster „Eigenschaften von …..“.
Über die Schaltfläche: KOPIEREN wird eine Kopie der E-Mail-Anbindung im Übersichtsfenster erstellt.
Geben Sie der neuen E-Mail-Anbindung einen eindeutigen Namen. Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN erreichen Sie das Fenster „Eigenschaften von …“.

M Email Anbindung Eigenschaften BPM Email Anbindung Eigenschaften2 BP MB

Auswahl

Im Feld: „Auswahl“ hinterlegen Sie das zu verwendende Protokoll für die Übergabe der E-Mails. Es stehen folgende Einträge zur Verfügung:

  • Simple MAPI: Dieses Übertragungsprotokoll benötigen Sie z.B. für MS Outlook Express oder Tobit FaxWare.
  • Extended MAPI: Dieses Übertragungsprotokoll wird von MS Outlook unterstützt.
  • Extended MAPI (erweitert): Verwenden Sie diese Auswahl für die Einbindung von Unicode-Zeichen innerhalb der E-Mail-Ausgabe.
  • SMTP Protokoll

Voraussetzung für die Einrichtung einer MAPI-E-Mail-Anbindung ist ein installierter E-Mail-Client wie z.B. Outlook, Outlook Express, Thunderbird, Tobit oder andere. Dieser E-Mail-Client muss im Betriebssystem als Standard-Anwendung hinterlegt sein.

Simple Mapi

Dieses Übertragungsprotokoll benötigen Sie z.B. für MS Outlook Express oder Tobit FaxWare. Verwendet wird die 32-Bit fähige Mapi Schnittstelle, die beispielsweise bei einer Installtion von Microsoft Office (Outlook 32 Bit) automatisch mit installiert wird.

SMTP Protokoll

Mittels dieser Einstellung können Sie die zu versendende E-Mail direkt an einen ggf. vorhandenen SMTP-Mail Server übergeben. Hierbei muss kein E-Mail-Client lokal von Ihnen genutzt und konfiguriert sein, da die komplette Bearbeitung vom SMTP-Mail Server übernommen wird.
Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mittels der Schaltfläche: EINSTELLUNGEN hinterlegen, über welche IP-Adresse und welchen Port Ihr Mail-Server angesprochen wird.

M Email Anbindung Einstellungen SMTP BP

Zur Authentifizierung werden „POP3 before SMTP“ und „SMTP AUTH“ unterstützt.
Beachten Sie: Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – BENUTZER – BENUTZER VERWALTEN auf dem Register: „Firmenvorgaben“ die Felder

  • E-Mail (von extern)
  • E-Mail Name

gefüllt werden.

Sichere Kommunikation (SSL / TLS)

Falls der SMTP-Server eine verschlüsselte Verbindung gestattet, kann dies über das Kennzeichen: „Sichere Kommunikation (SSL / TLS)“ aktiviert und konfiguriert werden.

M Anbindung SSL TLS BP MB

Einstellungen automatisch finden

Prüfen Sie zunächst, ob die korrekten Einstellungen automatisch gefunden werden können. Mittels der Schaltfläche: EINSTELLUNGEN AUTOMATISCH FINDEN werden alle möglichen Kombinationen für den Postausgangsserver geprüft. Sobald eine funktionierende Kombination gefunden wird, werden die Einstellungen in der Anbindung hinterlegt.
Wird keine geeignete Konfiguration automatisch gefunden, können Sie die Einstellungen für die SSL / TLS Version und die Verbindungsart manuell hinterlegen.

Version
Die SSL Version, mit der die Verbindung aufgebaut werden soll.
Ab Version 3.1 wurde SSL in TLS umbenannt, deswegen ist TLS Version 1.0 die neueste Version und entspricht SSL 3.1.
Verbindung

  • Automatisch (Verschlüsselung abhängig vom Server):

Die erste Verbindung mit dem Server wird unverschlüsselt hergestellt. Besteht die Verbindung, wird vor dem Austausch der Benutzerinformationen die Verschlüsselung ausgehandelt und aufgebaut. Diese Verbindung wird Explizite Verschlüsselung genannt.
Können sich der Client und der Server auf keine gemeinsame Verschlüsselung einigen, wird die E-Mail ohne verschlüsselte Verbindung versendet.

  • Verschlüsselung erzwingen

Die Verbindung mit dem Server beginnt direkt mit dem Aushandeln und Aufbauen der Verschlüsselung. Erst nach erfolgreicher Verschlüsselung wird mit dem Austausch der Benutzerinformationen begonnen. Diese Verbindung wird Implizite Verschlüsselung genannt.
Sollte der Server diese direkte Verschlüsselung nicht unterstützen, wird keine E-Mail versendet.

Extended MAPI

Wird dieses Protokoll verwendet, können Sie über die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN festlegen, wie mit der übergebenen E-Mail weiter verfahren wird. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • E-Mail sofort versenden
  • E-Mails in den Postausgang speichern
  • E-Mails nur mit Bestätigung versenden

M Email Anbindung Einstellungen extendetMAPI BP

Wenn Sie Ihre neue E-Mail-Anbindung konfiguriert haben, können Sie diese direkt testen, indem Sie im Bereich „Test-E-Mail versenden“ eine Empfänger-Adresse (z.B. Ihre eigene) eintragen und auf die Schaltfläche: SENDEN klicken. Sofern Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse eingegeben haben, können Sie im Posteingang Ihres E-Mail-Programms sofort kontrollieren, ob der Versand erfolgreich war.

3. Zuordnung in den Systemeinstellungen

Wurden alle Einstellungen zu den Anbindungen vorgenommen, müssen diese noch auf jedem Arbeitsplatz unter Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – EINSTELLUNGEN – SYSTEMEINSTELLUNGEN zugeordnet werden. Wählen Sie unter Anbindungen die E-Mail-Anbindung aus. Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN erfolgt die Zuordnung der neu erstellten E-Mail-Anbindung.

M Email Anbindung Systemeinstellung BP

 

Beachten Sie: Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über die Registerkarte: DATEI – INFORMATIONEN – BENUTZER – BENUTZER VERWALTEN auf dem Register: „Firmenvorgaben“ die Firmen E-Mail (extern) und der Firmen E-Mail Name hinterlegt werden.

Quelle:  Microtech

Microtech.de

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